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仕事の効率化をはかるTODOリストの5つの法則とは?

      2016/05/06

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仕事やプライベートに限らず、時間を有効に活用するのは難しいですよね。必要以上に時間が掛かってしまったり、次の日に持ち越してしまったり、自分の要領の悪さにイライラしてしまう人も少なくないでしょう。

そういった場合には、「TODOリスト」を作成してみてください。TODOリストとは、やるべきことをリストアップして、終わったものから削除していくものです。リストを作成すると、これからやることが視覚化されるので、自分の行動が整理されます。

なので、仕事を始める前に、TODOリストを作成するようにしましょう。ここでは、正しいリストの作り方について紹介をします。

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TODOリストの失敗例

仕事の効率化としてTODOリストの作成は有名ですが、上手く活用できていない人も多いようです。むしろ、かえって頭の中が混乱してしまって、効率が悪くなっていることもあります。そういう人は、TODOリストの作り方を間違っている可能性が高いです。失敗しないためにも、正しい作り方を知っておきましょう。

 

リストが多すぎる

やるべき事をまとめるのは大切ですが、数が多すぎると混乱してしまいます。膨大な量のリストが並んでいると、嫌になってしまいますよね。だから、出来るかぎりリストの数は減らした方が良いでしょう。

ポイントとしては、細かく区切ることが大切ですね。たとえば、1週間分のリストだと膨大な数になりますが、1日分だったら多く感じることはありません。もし、1日分でも多いと思うなら、午前・午後で区切って見れば少なくなります。

このように、期間を区切ってリストを作成することで、見た目の数を減らすことができるので混乱するのを防ぐことができます。効率良く仕事を進めることができるはずです。

 

作るだけで満足する

これは、手段と目的を混同しているパターンですね。TODOリストは、目的を達成するための手段です。しかし、TODOリストを作ることが目的となっている人がいます。これだと、本末転倒になってしまいますし、結果を出すこともできません。

なので、何が目的なのかを見失わないようにしてください。キレイで見栄えの良いリストは、必要ありません。自分が理解できればそれで良いですから、結果にこだわってリストを作成するようにしましょう。

 

期限が長すぎる

TODOリストは、短期間で達成できるタスクの集まりです。なので、長くても1時間程度で終わるものを、リスト化するようにしてください。仮に、達成までに数日掛かるようなタスクがあったら、モチベーションが下がりますよね。

そういった場合は、タスクを細分化して短期間で終わる項目に分けるようにしましょう。そうすれば、どんどんリストを片付けていくことができるので、テンポ良く仕事を進めることができます。期間が長すぎるとマイナスですから、気を付けるようにしてください。

 

ネガティブな言葉で書いている

「取引先に謝罪する」「クレーム対応」など、ネガティブな言葉でリストを作成すると、モチベーションが下がる可能性があります。やりたくないタスクが増えてくると、どうしても生産性が落ちてしまいますよね。

なので、「取引先に連絡する」「顧客対応」など、できるだけネガティブさの無い言葉を使うようにしましょう。単純なことですが、仕事の効率が変わってくるはずです。自分のやる気を維持できるように工夫することが、非常に大切なことだといえます。

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仕事の効率を上げるためのTODOリストの作り方

具体的で簡潔に書く

リストの内容は、出来るかぎり具体的に書くようにしましょう。たとえば、「会議の資料を作成する」ではなく、「会議で使う前年度の売上推移の利用を作る」といった感じです。こうすれば、見ただけで何をするのかが明確に分かりますよね。

そして、簡潔に書くことも大切です。パッと見た時に意味が分からなければ、かなり効率が悪くなります。なので、具体的さと簡潔さのバランスを保つようにしてください。仕事に追われている中でも、サッと確認できるリストが理想的ですね。

 

前後の余裕を持つ

リストを作るときに、分単位でガチガチに詰め込んでしまう人がいます。これだと、少し予定が変わった時に、すべてのリストを変更しないといけません。かなりの手間が、掛かってしまいますよね。

なので、細かな調節ができるように、リストの前後には余裕を開けておくようにしましょう。リストの管理を厳しくしすぎると、柔軟性が無くなってしまいます。どんな場面でも臨機応変に対応するためには、リスト管理を甘くすることも大切だということです。

 

締め切りを短くする

リストは、短期間で達成できるものにしてください。数日掛かってしまうようなリストだと、終わるまでモチベーションを保つことが難しいです。だから、すぐに達成できるようなリストを作成するようにしましょう。

すぐに達成できないリストは、小さく分類します。そうすれば、1つずつ確実に達成することができるようになりますよね。TODOリストの利点は、小さなタスクを達成し続けることで、自分に自信が付くことです。ですから、小さなタスクを細かく達成していきましょう。

 

優先順位を付ける

1日のリストを作成したら、その中で優先度の高いものを選んでいきます。「今すぐやるべき」と思えるリストから片づけることで、要領良く仕事を進めることができるはずです。優先度の低い仕事に時間を取られていたら、かなり効率が悪いですよね。

ですから、今何をするべきかを考えながら、仕事に取り組むようにしてください。

 

5分以内で作る

リスト作りに、時間をかけていはいけません。先述したように、TODOリストは手段であって目的ではありません。だから、なるべく時間を使わずに、手短に作るようにしましょう。未完成であれば後から修正できますし、完璧に作る必要もありません。

短い時間で作るためには、日頃からやることをメモしておいたり、頭の中でシュミレーションをしておくことが大切ですね。それを心掛けておくことで、すぐにTODOリストを作成することができるようになるでしょう。

 

以上、TODOリストの作り方を紹介しました。リストを上手く活用すれば、驚くほど仕事の効率を上げることができます。やり残しなどのミスも防ぐことができますから、徹底的に活用するようにしましょう。

photo credit: Sunshine Lady !

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