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作業効率を上げる方法とは?

      2016/05/06

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日本では、残業するのが当たり前という風潮がありますよね。ノー残業デーを設けている企業もありますが、それも別の日には残業しているということです。また、仕事が無くても自分だけ先に帰りにくい雰囲気もあったりします。

こういった風習は悪循環を生むだけですから、出来るかぎり仕事を早く終わらせるようにした方が良いです。早く仕事が終われば、それだけ自分の時間を多く作ることができます。仕事のストレスも解消することができますので、残業を減らす心掛けをしましょう。

ここでは、仕事を早く終わらせるコツを紹介します。

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会社から早く帰るメリット

仕事が早く終わると、別のことに時間を活用できますよね。時間の使い方次第では、多くのメリットを得ることが可能です。自分のために時間を有効活用しましょう。

  • 資格勉強などスキルアップができる
  • 自分の趣味に没頭できる
  • 家族との時間を増やせる
  • 新しい人脈を増やせる
  • 疲労を回復させることができる
  • 健康のために運動ができる

ざっと考えても、これだけのメリットがありますね。特に、今後のキャリアアップを考えているのであれば、資格の勉強や新しい人脈を増やすのは重要なことです。仕事に追われて勉強ができないというのは、機会損失が大きいですからね。

他にも、家族や友人との時間を作れるので、プライベートでの人間関係を円滑にすることもできます。自分の時間を大切にすることができますから、仕事はできるだけ早く終わらせた方が良いといえます。

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仕事を早く終わらせるための6つのコツ

スタートを早める

仕事を早く終わらせたいと考えた人は、作業スピードを早める傾向にありますよね。手を早く動かすことで、物理的に仕事が早く終わらせることができます。しかし、これだとクオリティが下がる傾向にありますから、逆に手間が増える可能性があります。

なので、スタート時間を早めるようにしましょう。通常よりも早く出社して仕事をすれば、終わりの時間も早くなります。早朝から出社すると、人が少ないので作業もはかどりやすいです。ですから、スムーズに仕事を片付けることができますよ。

 

無駄を徹底的に排除する

残業時間を減らすためには、自分の生産性を上げるしかありません。そのために、無駄を徹底的に排除するようにしてください。同じ仕事を続けていれば、同時並行できる作業や人に任せられる作業などが分かってきます。

そういった合理性を追求することで、最小の労力で最大の結果を生み出すことができるわけです。同じ作業でも、短時間で終わらせた方が価値があります。ですから、「これは省略できないか」と自分に問いかけながら仕事を行うようにしてください。

 

モデルケースを見つける

何か新しい仕事をするときに、一から作ることを考えてはいけません。たとえば、契約書を作成するときには、過去に似たような契約書が無かったかどうかを調べるようにしましょう。そういったものがあれば、一部を改変するだけで使い回すことができます。

自分で一から作り直すよりも、圧倒的に短時間で作業が終わります。そして、過去に使っていた資料ですから、そちらの方がミスも無く確実だということです。ですから、一度使った資料などは、保管しておくのが望ましいですね。使えるものは、どんどん再利用していきましょう。

 

優先順位を付ける

仕事は、すべて今日中にやるべきものではありません。明日でも良い事は、明日に回せば良いわけです。なので、緊急性の高いものから、順番に作業を終わらせるようにしてください。そうすることで、圧倒的に早く仕事を終わらせることができます。

要領の悪い人は、目の前の仕事から片づけようとしますよね。それだと、どうでもいい仕事に追われることになるので、やるべき仕事ができなくなってしまいます。なので、どの作業をやるべきなのかを最初に考えるようにしましょう。

 

できない仕事は断る

何でもかんでも仕事を引き受けていると、自分のキャパをオーバーしてしまいます。なので、出来ることと出来ないことを把握しておいてください。自分の力が発揮できない仕事を引き受けても、満足のいく結果は得られません。

なので、勇気を出して断ることも大切です。自分の能力を生かせる仕事を行うことで、クオリティの高い結果を生み出すことができます。ですから、仕事の安請け合いは控えるようにしてください。

 

報連相を徹底する

職場によっては、自分の仕事が終わっても帰りにくい雰囲気である場合があります。そういった場合には、上司に対して報連相を日頃から徹底するようにしてください。作業の進捗状況を報告するようにすれば、仕事しているイメージを植え付けることができます。

やるべきことをやっていれば、早く帰っても文句を言われることはありません。なので、意識的に「仕事をやっています」というアピールを行うことが大切です。残業が当たり前になっている会社だと、こういった工夫が必要だといえます。

 

以上、仕事を早く終わらせる秘訣を紹介しました。効率を重視して作業を行うと、短い時間でも良い仕事ができるようになります。なので、余計な残業を減らして、自分の時間を増やす努力をしましょう。

photo credit: andy.brandon50

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