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効率の良いスケジュールの立て方とは?

      2016/05/06

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時間を管理することは、非常に大切ですよね。効率良く時間を活用するためには、スケジュールを立てることが必須です。ちゃんとしたスケジュールを立てることで、仕事の生産性が上がったり、効率が良くなったりします。

また、自由な時間も捻出することができますから、時間管理を徹底するためにスケジュールを立てるようにしてください。そうすれば、有意義に毎日を過ごせるようになるはずです。

ここでは、効率の良いスケジュールの立て方を紹介します。

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スケジュールを作るときの心構え

自分のペースを守る

スケジュールは、自分のできる範囲で組む必要があります。あまりにも過密に作りすぎると、結局は実行できないタスクができてしまいます。それだと、スケジュールの意味が全くありませんよね。

ですから、自分がこなせるペースで予定を入れるようにしてください。スケジュールは、手段であって目的ではありません。なので、実行できるかどうかを重要視して考えるようにしましょう。

 

完璧に作らない

どれだけスケジュールを作り込んでも、予定がズレてしまうことがあります。予定通りにタスクが進まないのは良くある話ですし、最初から完璧なスケジュールを目指さないでください。なので、後で作りかえることができるように、大まかな内容にしておきましょう。

タスクを多く詰め込み過ぎると、後で変更するのが大変となります。なので、複数のタスクを1つにまとめて書いたり、省略して記入するなどの工夫が必要ですね。

 

予定を立てる前の準備

自分の作業スピードを把握する

スケジュールを立てるときに、ペース配分が最も重要となります。しかし、自分がどれくらいのペースで仕事が出来るのかは、事前に知るのが難しいですよね。なので、日頃から自分の仕事内容をメモしておいて、「何にどれくらいの時間が掛かったか」を把握するようにしましょう。

そうすれば、予定を立てるときのペース配分を決めやすくなります。おおよその作業スピードを知るためにも、日頃からメモを残すようにしてください。

 

優先順位を決める

スケジュールには、優先度の高いものから記入するようにします。そうすることで、重要な仕事を後回しにせずに済みますし、締め切りに追われることも無くなります。また、どうでも良い仕事に時間を割く必要もないので、効率よく仕事が進められるわけです。

なので、優先度の低いものは、とにかく後回しにするようにしてください。そのために、どれが重要で、どれが重要でないかを明確にしておきましょう。

 

目標を定める

「何のためにやるのか?」が明確でなければ、モチベーションが上がりません。そして、全体像を理解して作業をしないと、ミスをする可能性などもあるわけです。なので、出来るかぎり具体的な目標を決めるようにしてください。

曖昧なタスクがあると、優先順位なども分からなくなります。ですから、完了するべき数量や期限なども決めておく必要がありますね。

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効率の良いスケジュールの立て方

日時を決定する

スケジュールを立てる際には、「いつから始めるのか」「いつまでに終わらせるのか」という日時をタスクごとに決定します。必要なペース配分を理解していれば、所要時間などを計算することができますよね。

そして、その時間を事前に確保しておくことで、確実にそのタスクを終わらせることが可能です。さらに、なるべく早い時間で終わらせる努力をすれば、時間を余らせることができます。そうすれば、前倒しで次の仕事に取り掛かることができるので、早く仕事が終わるはずです。

 

スキマ時間でやるリストを作る

スケジュールとは別に、ちょっとした合間に終わらせられるタスクを用意しておきましょう。5~10分程度で終わるタスクを集めておけば、空き時間が生まれたときに取り組むことができます。わざわざ時間を作らなくても、スキマ時間に終わらせられるので効率的です。

細かなタスクをスケジュールに入れると、煩雑になって見づらくなります。なので、シンプルなスケジュールにするために、細かなタスクはまとめておくようにしてください。

 

詰め込まない

あまりにスケジュールを詰め込み過ぎると、調整がきかなくなってしまいます。ピッタリと予定通りに進むことは少ないですから、必ずタスクには遅れが生じます。そこで、タスクが多すぎたら、すべてをズラさなくてはいけなくなりますよね。

それだと、かなり大掛かりな作業となってしまいます。なので、タスクの間には十分な間隔を空けるようにしましょう。そうすれば、多少の遅れがあっても、調節することができます。ですから、調整時間として十分な間隔を空けるようにしてください。

 

数値化する

タスクの内容は、いつも数値化するようにしましょう。数値的な目標がある方が、具体的にイメージできるようになります。たとえば、資料を3ページ作成するとか、受注を2件獲得するといった感じですね。

単に資料を作成するとか、受注をするという内容だと、イメージができません。なので、自分のモチベーションも上がりにくくなりますので、視覚的にイメージできる内容にすることは重要だといえます。

 

以上、効率よくスケジュールを作る秘訣を紹介しました。ちゃんとスケジュールを作ることができれば、要領よく仕事を進めることができるはずです。特に、目標を達成するためには重要ですから、覚えておくようにしてください。

photo credit: photosteve101

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