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効率の良い仕事のためのメモの取り方とは?社会人が知っておくべき5つの基本

      2016/05/06

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会議やプレゼンの最中などに、メモを取る機会は多いですよね。これは、誰でもやっていることだと思います。しかし、メモを取ることに必死になりすぎると、重要なことを聞き逃してしまう可能性があります。

また、後で読み返した時に、何を書いているのか分からなくなることもあるでしょう。実は、メモを取るということは難しいわけですね。なので、正しいメモの取り方を覚えることで、効率よく仕事を進められるようになるはずです。

プライベートでも活動の幅が広がりますから、メリットは大きいと思います。ここでは、効率の良いメモの取り方を紹介していきます。

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メモを取ることのメリット

記憶の必要が無い

会議やプレゼンの内容をすべて覚えようとすると、かなり大変な労力が掛かってしまいますよね。また、忘れてしまうこともあるので、無理に覚えない方が良いです。要点をメモに残していれば、それを後で読み返すことができます。

わざわざ記憶する必要はありませんから、他のことに時間を費やすことができるでしょう。何かを覚えることはストレスになるので、そういった労力はできる限り排除した方が良いですよね。ですから、後で読み返すことが出来るように、何でもメモに残しておいた方が良いと思います。

 

ミスを防ぐ

仕事上では、ちょっとした勘違いで大きな失敗を生んでしまいます。特に、数字に関する勘違いは、絶対に避けなくてはいけません。メモに書いて残しておけば、単純な思い違いのミスを防ぐことができます。発注数や電話番号など、間違えて伝達するとトラブルの元になりますよね。

なので、日頃からメモに残す習慣をつけておくと良いでしょう。また、誰かに伝達する時にも、メモに書いて残すことでミスを防ぐことができます。仕事での失敗を防ぐためにも、メモは非常に大切なものだといえます。

 

約束を忘れない

誰かと約束をして、ついうっかり忘れてしまったことはありませんか?取引先との打ち合わせなどで、時間を間違えてしまったら信用を失ってしまいます。こういったことを防ぐためにも、メモは重要ですね。

日時や場所、内容などをメモしておけば、忘れてしまうことは無いでしょう。スケジュールに組み込んでおくことで、予定通りに行動することができます。

 

話を聞いていることをアピールできる

相手の話を聞きながらメモを取ることで、相手に「ちゃんと話を聞いている」というメッセージを送ることができます。これは意外と重要なことで、黙って聞いているだけでは本当に聞いているのかが分かりません。

自分では聞いているつもりでも、相手からすると不安になってしまうわけですね。なので、メモを取るという態度を見せることで、自分の積極性を示すことができます。目上の人との会話では大切ですから、フリだけでも良いのでメモをしてみましょう。

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効率的にメモを取るための5つの方法

紙に書く

最近だと、スマホやタブレットでメモを取る人が多いですよね。しかし、紙に手書きした方が、記憶に残りやすくなります。絵や図を描くこともできるので、自由度が高いわけです。なので、手帳などに手書きでメモしてください。

また、人前でメモを取るときにも、手書きの方が印象が良いです。客先などでスマホを出すのは、あまり褒められることではないでしょう。頼りない人だという印象を与えてしまいがちですから、ビジネスの場面では手書きのメモを使用するのがおススメです。

 

1件につき1枚の紙

メモを取るときには、1つの要件について1ページを使用してください。そうすることで、後で探すときに見つけやすくなります。1つのページに複数の要件が入っていると、よく分からなくなって混乱してしまうわけですね。

前のページの余白が余っていても、気にせずに他のページを使ってください。メモは効率性を重視するためのものですから、勿体なさなどは考えない方が良いです。

 

重要なことだけ書く

聞いたことをすべてメモに残そうとすると、時間が足りなくなってしまいます。なので、重要なポイントだけに絞って、メモを書くようにしてください。通常、会議やプレゼンなどでは、重要なポイントは多くありません。

2~3の要点に絞られていることが多いですし、後は具体例や統計などの話でまとめられているはずです。ですから、何が重要で何が重要でないかということを見極めて、目ものにこすようにしてください。5W1Hに沿って考えれば、取りこぼしなくメモすることができるはずです。

 

キレイに書こうとしない

メモを取るときには、スピード感が大切となります。相手の言葉を聞き逃さないように、出来るだけ早く書くようにしないといけません。そのため、丁寧に書こうとはしないでください。キレイな字で書いても時間が掛かるだけですし、自分しか読まないので意味もありません。

特に、丁寧に書こうとすると、メモを取ること自体が目的となってしまいます。それだと本末転倒ですから、自分だけが読める字で素早く書き記すことを意識しましょう。別に、機体内時であっても問題ありません。

 

色分けする

3色ボールペンを使って色分けすると、メモが一気に見やすくなります。たとえば、以下のような感じで使い分けましょう。

  • 黒:普通のメモ
  • 赤:資料作成や調べるべきこと
  • 青:自分の感想やアイデア

このように色分けすると、一目で何が書いてあるのかを見分けることができます。後で見た時に圧倒的に分かりやすくなりますから、やってみてください。

 

以上、上手にメモを取るための秘訣を紹介しました。すごく基本的なことばかりですが、これを意識するだけで劇的にメモが変わるはずです。できるビジネスマンはメモが上手いですから、しっかりマスターできるようにしましょう。

photo credit: accomplished (344/365)

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