分かりやすい文章は読み手目線で書く！読みやすい文章の書き方4原則

日常生活の中で、文章を書く機会は多いでしょう。

• 上司や取引先に手紙を書く
• 趣味で小説や論文を書く
• 町内会やサークルのポスターや張り紙を作成する

パソコンが普及して文字を書くことがない人でも、メールを打ったりブログやホームページを書いたりという経験はあるはずです。TwitterやFacebookなどのSNSもあるわけですし、全く文章を書かない人は少ないと思います。

でも、分かりやすい文章を書ける人は、あまり多くありません。小中学校などでも文章の書き方などを教える機会は少ないので、文章が得意だと言える人がほとんどいないわけですね。

大人になっても文章が下手だと、頭の悪い印象を与えてしまう可能性があります。だから、ちゃんとした文章が書けるように、練習をしておいた方が良いでしょう。

実は、ちょっとしたルールを知っているだけで、文章は飛躍的に読みやすくなります。

意識するポイントとしては、「読み手目線で書く」ということです。

自分本位から読み手目線に変えることで、あなたの文章力はガラリと変わるでしょう。ここでは、分かりやすい文章の秘訣を紹介するので、参考にしてみてください。

文章を理解するには4つのプロセスが必要

まず、人が文章を理解するときのプロセスについて、知っておかなくてはいけません。一般的には、次のような順序となっています。

人は何かの文章を読んだ時に、脳内で上記のようなプロセスを踏むわけですね。

1.情報を分解する

文章を小さな意味のかたまりに分解をして、理解しやすい状態にします。

こういった文章があったときに、一度にすべての情報は脳内で処理しきれません。

なので、「目標を達成する人は、外部に答えを求めません。」「自分の責任の下で、覚悟を決めて選択をしているからです。」という風に、一文ずつに分けて理解しようとするわけです。

2.情報を整理する

文章の理解においては、これが最も重要なパートですね。無駄な情報をカットしたり、同じ意味のモノをまとめてみたり、因果関係を明確にしたりして、情報を整理していきます。

バラバラだった情報が頭の中で整理されれば、理解しやすい状態となるでしょう。整理が不十分だったり間違っていた場合には、文章を誤解してしまう可能性がありますね。

3.情報の内容を把握する

整理した内容を脳内の知識と照らし合わせて、内容を把握する段階です。ここが上手くいくと、「理解した」という状態となります。

脳内に似たような知識を持っていない場合は、未知の情報となるので理解するまでに時間が掛かるでしょう。なぜなら、新しい分野の情報を難しく感じるのは、脳内に類似の情報が無いからです。

ただ、知らない分野であっても、知っている分野の例え話などがあれば、理解度はグッと高くなります。

4.情報の整合性をチェックする

情報を理解したとしても、そこに矛盾があれば共感することはできません。なので、腑に落ちない・納得できないという状態となるわけです。整合性の取れていない文章だと、拒絶されてしまうでしょう。

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読み手目線とは理解を手助けするということ

これまでお伝えしたように、人が文章を読むと4つのプロセスを経て理解されます。分かりづらい文章というのは、このプロセスがスムーズに進みません。

たとえば、情報が分解しづらい、整理しづらい、全く知らない情報、論理的に破たんしているなどということですね。自分は気付かないかもしれませんが、こういった文章を書いている人は非常に多いです。

なので、もっと読み手の目線に立った文章を書かなくてはいけません。

具体的には、「理解のプロセスが進みやすい文章を書く」ということです。

4つのプロセスがスムーズに進むようであれば、誰が読んでも理解しやすい文章となります。そのためには、文章の構成やレイアウト、論理性などを意識しないといけません。

知っておくべきなのは、次の4つですね。

読み手が頭の中で行う理解のプロセスを、書き手が代行して文章の中でやってしまうわけです。そうすれば、読み手は頭を使う必要がないので、すんなりと内容を理解することができるでしょう。

素早く全体像を伝えるための構成について

結論を最初に書く

分かりやすい文章を書く上で最重要のポイントとして、結論を冒頭に持ってくるということがあります。最初に結論があれば、その文章が何について書かれているのかを理解することができますよね。

そうすることで、内容を整理しやすくなるわけです。結論を後回しにしてしまうと、読み手は最後まで内容を理解することができません。それがストレスになってしまって、途中で読むのを止めてしまう可能性があります。

これは、文章の冒頭部分だけではありません。章や段落などの小さなかたまりであっても、結論から書き出すようにしてください。「結論⇒理由」「結果⇒原因」という順序で書くことで、素早く概要が理解できるようになるんですね。

読み手に安心感を与えるためにも、最初に結論を書くようにしましょう。

不要な情報はできるだけ省く

文章が長くなりすぎる人や言いたいことが伝わらない人は、無駄な情報を入れすぎている可能性があります。話題が右や左に脱線してしまうので、読み手からすると何を言いたいのかが分からないわけです。

なので、本題と無関係な段落やセンテンスは、できる限り省くようにしましょう。最初から最後まで、一直線に読める文章が理想的です。そのためには、無駄な情報を入れる余地はありません。

八百屋さんなのに、プラモデルが売っていたらおかしいですよね。ニーズが無いわけですから、誰も必要とはしてくれません。

ですから、本題と直接的に関係する情報だけで、文章を構成する必要があります。

読みたいと思わせるレイアウトとは？

文章のレイアウトとは、章や節の組み合わせや文章の装飾などの“見た目の印象”のことを指します。パッと見た時に「見にくい」と思われたら、それ以上は読んでもらえないでしょう。

人間関係でいえば第一印象に相当するものですから、見栄えの良いレイアウトにしないといけません。

改行や段落を入れる

複数のセンテンスが連続して続きすぎると、圧迫感があって非常に読みづらい文章になってしまいます。そのため、改行や段落を設けて、文字の配置を工夫していきましょう。

文章のリズムを作ることができますから、一気に読みやすくすることができます。また、必要に応じて箇条書きや枠線で囲うなども行ってください。

見出しを入れる

章ごとに見出しを入れることで、その章の概要を伝えることができます。結論から書くことが大切だとお伝えしましたが、見出しを付ければ自然と結論が最初に来るわけです。

また、論理的にも理解しやすい文章構成となります。見出しという箱の中に関連する情報が入っているので、整理された引き出しのようになり、情報が頭の中に入りやすくなります。

このページにおいても、大見出しや小見出しがありますよね。見栄えの印象が良くなりますし、読みやすい構造にもなるので一石二鳥です。

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自分の主張を通すためには論理性が大切

根拠・原因を明確にする

自分の主張を通すためには、その裏付けとなる根拠が必要となります。また、何かの結果を示すときには、その原因も書かなくてはいけません。

根拠も原因もない文章では、誰も説得することはできないわけです。「何でそうなるの？」と言われたら終わりだからですね。なので、主張と根拠・原因と結果は、ワンセットだと考えてください。

自分で文章を書く時には、「何で？」と自問自答を繰り返してください。その問いに答えられるようにすれば、論理的に矛盾のない文章を書けるようになるはずです。

読み手の知識に合わせる

文章の理解度は、読み手の知識レベルに左右されます。たとえば、法律の文章を読むときには、法学部の生徒と一般人とでは理解に差が出るはずです。予備知識があるかどうかで、大きく異なるわけですね。

なので、読み手の知識レベルが低い場合には、その人のレベルに合わせて書かなくてはいけません。

窃盗罪における構成要件は 「他人の所有する財物」を「不法領得の意思をもって」、「窃取」することではじめて窃盗罪が成立します。

たとえば、A君のミカンをB君が盗んだ時に、窃盗罪が成立するということです。

上記の例だと、「たとえば～」の部分が予備知識のない人向けの情報となります。法学部の生徒であれば理解できる話ですが、一般人にとっては難解すぎますよね。

なので、簡単な例え話を出して、分かりやすくしているわけです。例え話には、比喩表現も含まれます。専門知識のない人のために、平易な表現を心がけるようにしましょう。

読みやすいセンテンスの書き方

文は短く区切る

複数の文がまとまってできるのが段落ですが、一つ一つの文は短く区切るようにしましょう。一つの文なのに複数の行にまたがってしまうと、非常に読みづらくなってしまいます。

目安としては、一つの文につき30～40文字くらいが理想ですね。それ以上になるとと脳で情報の処理ができないので、複数の文に分割したほうが良いでしょう。

修飾語は近くに置く

修飾語と被修飾語の位置関係は、なるべく近くに持ってくるようにします。そうしないと、意味があいまいになってしまって、誤解を生んでしまうかもしれません。

上の文章の場合だと、引っ越したのが「私」なのか「彼」なのかがハッキリしません。なので、誤解を生んでしまう可能性があるんですね。

このように、修飾語の位置や句点を入れることで、意味が明確になるようにしてください。

書き終わったら必ず推敲する

文章を書き終えた後は、推敲を行うようにしてください。

最初から最後までをじっくりと読みこんで、前後のバランスや文法などを整えていきます。書いた直後は違和感がないかもしれませんが、翌日に見直すとおかしなところがたくさんあるはずです。

無駄な情報を削る

全体の構成のところでも説明しましたが、無駄な情報は可能な限り省かなくてはいけません。主題がブレないために、スリムな文章を書くことを心がけるようにしてください。

特に気を付けたいのが、重複表現についてです。たとえば、「もう一度繰り返す」「上に上がる」などですね。この場合、同じ表現が重なっているので、「繰り返す」「上がる」とすればスリムな表現となります。

あとは、語尾が長くなりすぎることも注意が必要です。「失敗といっても良いでしょう」「教えることが可能です」よりも、「失敗でしょう」「教えることができます」にした方がスリムですよね。

簡潔な表現の方が頭に入っていきやすいですから、文章をシェイプアップしてください。

読みやすい語感にする

スラスラ読める文章というのは、リズム感があります。改行や段落の位置であったり語順が自然であるほど、読みやすい文章となるわけです。なので、何度も読み返してみて、引っ掛かりがないかを確認してください。

文章を書く時に役立つ本

何を書けばいいかわからない人のための「うまく」「はやく」書ける文章術

文章の「型」を理解することで、どんな人でもスラスラと書けるようになる方法が解説されている本です。5つのステップに分かれているので、手順通りに進めるだけで上手な文章が書けるようになります。

ビジネス文章はもちろん、ブログやSNSに投稿する文章、モノを売るための文章など、あらゆることに応用が可能です。何から手を付ければいいのか分からない人は、まずはこの本を読んでみてください。

書くことに対するコンプレックスは、すぐに解決するはずです。

言いたいことが伝わる 上手な文章の書き方

日本語の文法について、詳しく解説されている本です。一見キレイに見える文章でも、ちゃんと読んでみると文法がメチャクチャだったりします。仕事の資料やメールだった場合、自分の評価が下がってしまうかもしれません。

この本を読むことで、社会人として知っておくべき日本語の使い方をマスターすることができます。正しい日本語の文章を書ける人は、意外と少ないようです。

正しい文法で書けば自然に伝わる文章になるので、この本から得られることは多いでしょう。

以上、分かりやすい文章の秘訣を紹介しました。

特に難しいことは無いはずですから、これらを意識しながら文章を書くようにしてください。とにかく、シンプルに考えるようにして、簡潔にまとめられるように工夫をしましょう。それだけで、文章力は大きく変わってくるはずです。

photo credit: matsuyuki｜ Teamwork and team spirit｜Puzzelen

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