退職するときの挨拶状の書き方について
ツイート退職することが決まったら、「挨拶状」の作成の準備をしましょう。今までお世話になった人へ送るものですので、しっかりと準備をしておいてください。退職日の直前になると忙しくなりますから、前もって文面を考えたり発送先のリストなどを作成します。
波風を立てずに円満に退職するためには、挨拶状の送付は必須だといえます。なので、メールではなくて、ちゃんと書面で伝えるようにしましょう。
ここでは、挨拶状の作り方について解説します。
お世話になった人への感謝を伝える
挨拶状とは、今までお世話になった人へのお礼や敬意を表すための手紙で、自分の近況報告なども兼ねているものです。最近だとメールで済ませる人も多くなっているようですが、改まって挨拶をするわけですから手紙の方が印象が良くなります。
なので、目上の方やお世話になった人へは、手紙で送るようにしてください。親しい同僚や部下などに対しては、メールで済ませても良い場合もあります。ですから、状況によって使い分けるようにしましょう。
挨拶状の書き方について
挨拶状といっても、内容は簡潔なもので構いません。A4用紙1枚分ほどの手紙で良いですから、きちんとした文章で書くようにしてください。
書くときのポイントは、以下のようになります。
- 冒頭のあいさつ
- 退職の報告は、勤続年数などを入れると良い
- 在職中にお世話になったお礼を述べる
- 新しい環境での抱負を述べる
- 今後の支援や指導のお願い
転職先については、伝えない方が良いですね。特に、同業種での転職をする場合、具体的な社名を明記すると後で問題となる場合があります。
例文としては、以下のようになります。
また、最近だとメールで済ませる人も増えてきました。手紙でもメールでもどちらでも良いと思うので、会社のしきたりに合わせて書くようにしてください。
挨拶状を書くときのマナー
具体的な退職理由は書かない
挨拶状に記載する退職理由については、「一身上の都合」と書くのが一般的です。具体的な理由を書いてしまうと、角が立ってしまうので注意してください。たとえば、「さらなるステップアップのために」などという理由を書くと、今の会社が低レベルであるかのような印象を与えてしまいますよね。
最後に余計なトラブルを生まないためにも、不要な情報は入れないようにしましょう。ビジネス上の文章ですから、仲の良い人に対してもマナーを守るようにしてください。
相手に合わせたお礼を書く
送る人が多いと文章をコピーしたくなりますが、出来ることなら個別にお礼を書くようにしてください。一人一人に合わせた文章にすることで、しっかりと感謝を伝えることができるようになります。
忙しくて手が回らない時には、同じ部署の上司や先輩など特にお世話になった人にだけ個別の文章を書くようにしてください。あまり関わりが無かった人に対しては、同じような汎用の文章でも良いと思います。
手短に書くようにする
本当にお世話になった人に対しては、長文で挨拶状を書きたいと思うかもしれません。しかし、あまりに長すぎると、読むほうも煩わしく感じてしまいます。ビジネス上の手紙なので、できる限り簡潔に書くのがマナーですね。
思い入れの強い人であれば、直接会って挨拶するはずです。だから、挨拶文に関しては、シンプルに済ませるのが丁度良いでしょう。読む人に負担を掛けないためにも、便せん1枚程度にまとめるようにしてください。
以上、挨拶状の書き方について解説をしました。社会人として必要なことですから、失礼の無いようにちゃんと送付するようにしましょう。退職後も何かの縁で繋がる可能性がありますので、常識のある行動を心掛けてください。
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